1. Korespondencja wpływająca do DPS podlega oznakowaniu datą wpływu i dekretacji dokonywanej przez dyrektora lub w czasie jego nieobecności przez osobę go zastępującą.
2. Pracownicy działów oraz samodzielne stanowiska pracy rejestrują otrzymaną korespondencję w teczkach przedmiotowych, które prowadzą zgodnie z “ jednolitym rzeczowym wykazem akt “.

W Domu prowadzone są następujące rejestry:

- korespondencji przychodzącej i wychodzącej,

- rejestr dochodów,

- skarg i wniosków,

- zarządzeń dyrektora DPS,

- komunikatów informacyjnych Urzędu Miasta,

- rejestru faktur,

- kart drogowych samochodów służbowych DPS.

Zasady załatwiania spraw oraz podpisywania pism.

1. Dyrektor DPS podejmuje działania i załatwia sprawy związane z realizacją zadań z zakresu działalności

2. Dyrektor DPS podpisuje:

- dokumenty dotyczące realizacji zadań DPS,

- odpowiedzi na skargi,

- inne pisma mieszczące się w zakresie reprezentowania DPS na zewnątrz, wymagające spełnienia zasady równorzędności.

3.W czasie nieobecności dyrektora do podpisywania korespondencji upoważniony jest główny księgowy lub inny wyznaczony pracownik.

4. Kierownicy komórek organizacyjnych podpisują pisma wewnętrzne, dotyczące pracy podległej komórki i powierzonego zakresu czynności i odpowiedzialności.

5. Dokumenty dotyczące gospodarki finansowej, ewidencji księgowej oraz sprawozdawczości podpisuje Dyrektor i Główny Księgowy.